Принтерът за етикети често изглежда като лесна покупка: избираме модел, който печата в желания размер, свързваме го към компютъра и започваме работа. На практика грешният избор може да означава избледняващи етикети, баркодове, които не се сканират надеждно, неподходящи консумативи или принтер, който се оказва твърде бавен за реалния обем работа.

Затова правилният въпрос не е „Кой принтер за етикети е добър?“, а „Какви етикети ще печатаме, колко често и при какви условия ще се използват?“.

Грешка №1: избирате принтер, преди да решите колко дълго трябва да издържа етикетът

Една от най-съществените разлики между моделите е технологията на печат.

При директния термопечат изображението се създава директно върху чувствителния към топлина етикет. Не са необходими мастило, тонер или термотрансферна лента (рибон). Това прави технологията удобна за транспортни етикети, краткосрочна складова маркировка, билети и други приложения, при които етикетът няма нужда да остане четим с години.

Недостатъкът е, че директно термичните материали са по-чувствителни към топлина, продължително излагане на светлина и определени външни условия. С времето изображението може да избледнее или самият материал да потъмнее.

Термотрансферният печат използва лента , от който изображението се прехвърля върху етикета. Той е по-подходящ, когато маркировката трябва да бъде по-дълготрайна или ще бъде изложена на по-тежки условия. В зависимост от комбинацията между етикет и лента  могат да се постигнат по-добра устойчивост на влага, надраскване, температурни промени и други въздействия.

Ако печатате етикет за куриерска пратка, която ще бъде използвана няколко дни, директният термопечат често е напълно достатъчен. Ако маркирате актив, кабел, оборудване или продукт с по-дълъг жизнен цикъл, изборът трябва да бъде различен.

Грешка №2: гледате ширината на самия принтер, а не максималната ширина за печат

Не всеки принтер за етикети може да отпечата всеки размер етикет.

При избора трябва да се проверят както максималната ширина на използвания материал, така и реалната максимална ширина на печат. Те не винаги са еднакви.

Например при конкретни настолни модели максималната ширина на медията може да е около 108–112 mm, но стойността зависи от модела и технологията.

Това има значение най-вече когато бизнесът използва стандартни куриерски етикети, широки логистични етикети или специфични формати за продукти.

Преди покупката е полезно да вземете реален етикет, който използвате или планирате да използвате, и да проверите дали избраният модел поддържа неговата ширина и тип носител.

Грешка №3: приемате, че 203 dpi и 300 dpi са едно и също

За обикновени транспортни етикети стандартната резолюция често е напълно достатъчна. Проблемът започва при малки етикети, дребен текст, плътни баркодове и QR кодове с много информация.

При по-висока резолюция принтерът разполага с повече точки на единица площ и може да възпроизвежда по-фини детайли. Производителите предлагат модели например с 203 dpi и 300 dpi именно за различни приложения и размери на печата.

Това не означава, че винаги трябва да купувате модел с най-висока резолюция.

Ако печатате голям адрес, име на получател и стандартен куриерски баркод върху широк етикет, разликата може да не носи практическа полза. При малък продуктов етикет с дребен текст и компактен код обаче по-високата резолюция вече има смисъл.

Правилният подход е първо да се определи най-малкият етикет и най-дребният елемент, който ще се печата, и след това да се избира резолюцията.

Грешка №4: купувате принтер за сегашните 20 етикета, а след шест месеца печатате 1000

Натоварването е един от най-често подценяваните фактори.

Настолен модел, който е напълно подходящ за няколко десетки етикета дневно, не е задължително добър избор за склад, в който машината печата почти непрекъснато.

Производителите разграничават настолни и индустриални категории именно според начина и обема на работа. Настолните модели обикновено са ориентирани към ниски и средни натоварвания.

Затова трябва да се гледа не само колко етикета печатате сега, а какъв обем очаквате след година.

Ако онлайн магазин обработва 30 поръчки дневно, изборът е един. Ако бизнесът планира нов склад и очаква няколкостотин или няколко хиляди етикета на смяна, критерият вече трябва да включва скорост, устойчивост на механизма и удобство при честа смяна на консумативите.

Грешка №5: проверявате USB порта, но не и реалния начин на работа

Наличието на USB не означава автоматично, че принтерът ще се впише добре в работния процес.

В малък офис, където една машина е свързана към един компютър, USB връзката може да бъде напълно достатъчна. В склад или магазин обаче може да е необходимо принтерът да бъде достъпен от няколко работни станции.

Тогава Ethernet или Wi-Fi могат да имат много по-голямо значение. При мобилни сценарии може да е необходим Bluetooth или възможност за печат през телефон или таблет. Част от професионалните модели се предлагат с различни комбинации от USB, LAN, Wi-Fi и Bluetooth.

Затова при избор на принтер за етикети е по-полезно да се започне от въпроса откъде реално ще идва задачата за печат – от един компютър, от няколко работни места, от складов софтуер или от мобилно устройство.

Грешка №6: не проверявате дали принтерът работи със софтуера, който използвате

Хардуерът е само половината система.

Принтерът може да има подходяща ширина, резолюция и скорост, но да създаде проблеми, ако не може лесно да бъде интегриран със складовата, ERP или търговската система на бизнеса.

Преди покупката трябва да се провери поддръжката на операционната система, наличните драйвери и софтуерът за създаване на етикети. При фирмени системи има значение и как приложението изпраща информацията към принтера.

Някои модели се предлагат със специализиран софтуер за дизайн на етикети и баркодове и с инструменти за управление и интеграция.

Този въпрос е особено важен при миграция от стар принтер. Фактът, че новата машина може да печата същия размер етикет, не означава непременно, че ще работи без промени със съществуващите шаблони.

Грешка №7: гледате цената на принтера, но не и цената на етикетите

При техника, която работи ежедневно, цената на консумативите може да бъде по-важна от разликата от няколко десетки лева в първоначалната покупка.

Ако бизнесът печата хиляди етикети месечно, трябва да се сметне цената на ролките, а при термотрансферен печат – и на рибоните.

Има значение и дали принтерът работи с различни размери и видове носители или ограничава избора до конкретен формат.

При термотрансферен печат трябва да се съобразят и ширината на рибона и етикета. Например Zebra посочва, че трансферният рибон трябва да покрива цялата ширина на използвания материал и подложката, за да се защити печатащата глава.

Това са детайли, които изглеждат маловажни при покупката, но влияят пряко върху ежедневните разходи.

Грешка №8: приемате, че всеки етикет ще залепне върху всяка повърхност

Проблемът невинаги е в принтера. Етикет, който стои добре върху картонена кутия в сух склад, може да се държи напълно различно върху пластмаса, метал, замърсена повърхност или продукт, който влиза в хладилник.

Затова материалът и лепилото трябва да бъдат избрани според средата. Има директно термични и термотрансферни материали с различна устойчивост на влага, температура и механично въздействие.

Ако етикетът пада, размазва се или става нечетлив след няколко седмици, смяната на принтера невинаги ще реши проблема. Понякога правилното решение е друга комбинация от материал, лепило и технология на печат.

Грешка №9: не тествате баркода преди масов печат

Красиво отпечатан баркод не е задължително добре работещ баркод.

Размерът, резолюцията, контрастът и качеството на печат влияят върху това колко надеждно кодът ще бъде прочетен от скенер. Термичните принтери са широко използвани именно за баркод етикети заради прецизното възпроизвеждане на линиите, но избраните настройки и размерът продължават да имат значение.

Затова преди отпечатването на хиляди продуктови етикети е разумно да се направи реален тест със скенерите, които ще се използват в склада, магазина или при клиента.

Това е особено важно при малки баркодове и QR кодове.

Как реално да изберете правилния модел?

За повечето бизнеси изборът може да започне от пет конкретни въпроса: какъв размер ще бъде етикетът, колко дълго трябва да остане четим, колко броя ще се печатат дневно, откъде ще се изпращат задачите за печат и върху каква повърхност ще се поставя етикетът.

Отговорите обикновено стесняват избора много повече от сравняването на десетки технически характеристики.

За краткотрайни транспортни етикети може да е достатъчен сравнително прост директно термичен настолен модел. За малки продуктови етикети с много информация може да е необходима по-висока резолюция. За дълготрайна маркировка трябва да се мисли за термотрансферен печат и подходящ материал. А при сериозен складов обем водещи стават натоварването, свързаността и интеграцията със софтуера.

Най-скъпият принтер не е непременно най-подходящият. Най-добрият избор е този, при който технологията, форматът на етикета и реалният работен процес са съобразени още преди покупката.